Πολιτική Διαχείρισης Αναφορών

Κάθε φυσικό πρόσωπο δικαιούται να προβαίνει σε αναφορά παραβιάσεων, τις οποίες πληροφορήθηκε στο πλαίσιο άσκησης των καθηκόντων του στις Εταιρείες του Ομίλου ή της απασχόλησής του στον Όμιλο ή της συνεργασίας του με αυτόν.

Παραβιάσεις ενωσιακού δικαίου που σχετίζονται με τις δραστηριότητες των Εταιρειών του Ομίλου HELLENiQ ENERGY και αφορούν θέματα που ρυθμίζονται από τη νομοθεσία της Ευρωπαϊκής Ένωσης.

Ώς πιθανές παραβιάσεις ενδεικτικά αναφέρονται οι παρακάτω:

• Δημόσιες συμβάσεις
• Χρηματοπιστωτικές υπηρεσίες, προϊόντα και αγορές και πρόληψη της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες και της χρηματοδότησης της τρομοκρατίας
• Ασφάλεια των προϊόντων και συμμόρφωση
• Ασφάλεια των μεταφορών
• Προστασία του περιβάλλοντος, καθώς και της δημόσιας υγείας προστασία των καταναλωτών
• Προστασία της ιδιωτικής ζωής και των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και ασφάλεια των συστημάτων δικτύου και πληροφοριών
• Παραβιάσεις που θίγουν τα οικονομικά συμφέροντα της Ευρωπαϊκής Ένωσης
• Παραβιάσεις σχετιζόμενες με την εσωτερική αγορά, συμπεριλαμβανομένων των παραβιάσεων των κανόνων της Ένωσης περί ανταγωνισμού και κρατικών ενισχύσεων, καθώς και παραβιάσεων σχετικά με πράξεις που παραβαίνουν τους κανόνες για τη φορολογία των εταιρειών ή διακανονισμούς, σκοπός των οποίων είναι η διασφάλιση φορολογικού πλεονεκτήματος που ματαιώνει το αντικείμενο ή το σκοπό της εφαρμοστέας νομοθεσίας περί φορολογίας εταιρειών, όπως περιγράφεται αναλυτικότερα στο άρθρο 4 της πολιτικής αναφορών.

Ο Υπεύθυνος Παραλαβής Αναφορών ενημερώνει εγγράφως τον Αναφέροντα για την πρόοδο της διερεύνησης, σε περίπτωση υποβολής επώνυμης αναφοράς. Η εν λόγω ενημέρωση παρέχεται εντός εύλογου χρονικού διαστήματος, που δεν δύναται να υπερβαίνει τους τρεις μήνες από τη γνωστοποίηση της παραλαβής της εκάστοτε αναφοράς προς τον Αναφέροντα.

Ο Υπεύθυνος Παραλαβής Αναφορών είναι ο παραλήπτης των αναφορών που υποβάλλονται από τους καθορισμένους διαύλους/κανάλια του Ομίλου και τις διαχειρίζεται ακολουθώντας τα παρακάτω στάδια:

• Παραλαβή και τήρηση αναφοράς σε ειδικό μητρώο
• Έγγραφη ενημέρωση του Αναφέροντα για τη λήψη της αναφοράς, εντός επτά (7) ημερών από την παραλαβή της, σε περίπτωση υποβολής επώνυμης αναφοράς.
• Εξέταση, εάν το αντικείμενο της υποβληθείσας αναφοράς εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής της παρούσας Πολιτικής, με τη συνδρομή της Γενικής Διεύθυνσης Νομικών Υπηρεσιών Ομίλου.
• Αρχειοθέτηση της αναφοράς, εφόσον είναι ακατάληπτη ή δεν περιέχει περιστατικά που αφορούν παραβίαση του ενωσιακού δικαίου ή δεν συντρέχουν σοβαρές ενδείξεις για τέτοια παραβίαση και κοινοποίηση της σχετικής απόφασης στον Αναφέροντα
• Σε περίπτωση που η αναφορά εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής της παρούσας Πολιτικής, αποστολή έγγραφης ενημέρωσης προς τον Αναφέροντα με τα μέτρα προστασίας που δικαιούται.
• Εφόσον η αναφορά είναι ορισμένη και εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής της Πολιτικής, ο Υ.Π.Π.Α. τη διαβιβάζει στην Επιτροπή Αξιολόγησης Αναφορών που προβλέπεται στο άρθρο 20 του Κώδικα Δεοντολογίας Ομίλου HELLENiQ ENERGY, στην οποία ανήκει η αποκλειστική αρμοδιότητα για τη διερεύνηση των Αναφορών που υπάγονται στο πεδίο εφαρμογής της παρούσας Πολιτικής.
• Ο Υ.Π.Π.Α. ενημερώνει εγγράφως τον Αναφέροντα για την πρόοδο της διερεύνησης, σε περίπτωση υποβολής επώνυμης αναφοράς. Η εν λόγω ενημέρωση παρέχεται εντός εύλογου χρονικού διαστήματος, που δεν δύναται να υπερβαίνει τους τρεις μήνες από τη γνωστοποίηση της παραλαβής της εκάστοτε αναφοράς προς τον Αναφέροντα.

Η διαδικασία περιγράφεται πιο λεπτομερώς στο άρθρο 6.1.4 της πολιτικής Αναφορών Whistleblowing.

Ναι, μέσω της πλατφόρμας αναζητώντας τον ειδικό αριθμό της αίτησης υποβολής της αναφοράς, τον οποίο θα πρέπει να έχετε σημειώσει κατά την πρώτη υποβολή της αναφοράς.

Η αναφορά μπορεί να γίνει ανώνυμα, αλλά σε κάθε περίπτωση, αποτελεί βασική αρχή και υποχρέωση του Ομίλου, η προστασία του εκάστοτε Αναφέροντος.

Ο Ομίλος διασφαλίζει την προστασία των προσώπων που υποβάλλουν αναφορά, ανεξαρτήτως της βασιμότητας αυτής, εφόσον κατά την υποβολή της συντρέχουν στο πρόσωπο του Αναφέροντος Βάσιμοι Λόγοι να θεωρεί ότι είναι αληθής και ότι αφορά παραβίαση του ενωσιακού δικαίου και εφαρμόζει τα μέτρα που προβλέπονται στο Νόμο για την προστασία των Αναφερόμενων έναντι αντιποίνων.

Το πλαίσιο προστασίας ισχύει ακόμη και αν οι υποβληθείσες αναφορές δεν επιβεβαιωθούν, μετά από τη διερεύνηση των σχετικών αναφορών, και σε κάθε περίπτωση, εφόσον δεν πρόκειται για κακόβουλη αναφορά.